Dokumentenmanagement-System

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht die zentrale, strukturierte und durchsuchbare Ablage aller relevanten Unterlagen – vom Angebot über Verträge bis hin zu Rechnungen. So wird Papierkram zur digitalen Ressource.

Schneller Zugriff, weniger Suchaufwand und automatisierte Workflows sparen täglich wertvolle Zeit. Teams arbeiten ortsunabhängig mit aktuellen Versionen, und alle Prozesse sind revisionssicher dokumentiert.

Moderne DMS-Lösungen bieten Rechteverwaltung, Protokollierung und Aufbewahrungsfristen – rechtssicher und auditfähig. Du behältst die volle Kontrolle über sensible Daten und Zugriffe.

„Ein starkes Unternehmen erkennt man daran, wie gut es seine Dokumente beherrscht – digital, strukturiert, sicher.“

Reza Khazforoush

Geschäftsführer

Systemauswahl & Anbindung an deine IT

Wir analysieren deine bestehenden Systeme und Prozesse und empfehlen eine passende DMS-Lösung – ob On-Premises, in der Cloud oder hybrid. Kompatibilität zu Microsoft 365, Google Workspace, ERP-Software oder CRM ist dabei ebenso wichtig wie Skalierbarkeit.

Ziel ist ein System, das sich nahtlos in deine Infrastruktur integriert – für eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie ohne Brüche oder Medienwechsel.

Einrichtung, Rechteverwaltung & Workflows

Nach Auswahl erfolgt die technische Einrichtung: Verzeichnisstrukturen, Benutzerrollen, Zugriffsebenen und individuelle Workflows. Dabei setzen wir auf praxiserprobte Lösungen wie ecoDMS, DocuWare, OnlyOffice, Alfresco oder Nextcloud.

Die individuelle Rechtevergabe und Versionskontrolle stellt sicher, dass Dokumente nur dort bearbeitet werden, wo sie hingehören – mit klarer Verantwortlichkeit und Transparenz.

Automatisierung & Dokumentenerfassung

Durch automatische Dokumentenerkennung (OCR), Scan-Workflows und digitale Posteingänge reduzieren wir manuelle Arbeit auf ein Minimum. Belege, E-Mails und Formulare werden automatisch erfasst, verschlagwortet und zugeordnet.

So entsteht eine echte Prozessautomatisierung: Eingangsrechnungen landen direkt beim zuständigen Team, Verträge werden fristgerecht überwacht, Genehmigungen laufen digital.

Suche, Filterung & mobile Nutzung

Ein gutes DMS steht und fällt mit der Suchfunktion. Mit intelligenten Filtermöglichkeiten, Volltextsuche und Metadatenzugriff finden deine Mitarbeitenden benötigte Unterlagen in Sekunden – auch mobil per App oder Webbrowser.

Du kannst nach Datum, Stichwort, Dateityp oder Nutzerzugriff filtern und Dokumente direkt weiterverarbeiten, weiterleiten oder archivieren – jederzeit und überall.

Sicherheit, Backups & Auditfähigkeit

Wir implementieren Datenschutzmaßnahmen wie 2-Faktor-Authentifizierung, Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung und revisionssichere Protokollierung. Backups erfolgen automatisiert und verschlüsselt – lokal oder cloudbasiert.

So wird dein DMS zur zentralen Wissensquelle deines Unternehmens – und erfüllt dabei alle Anforderungen von DSGVO, GoBD und interner Compliance.